Miksi sopimus kannattaa

Huomattava osa tavanomaisista liike-elämään liittyvistä kaupallisista sopimuksista tehdään suullisesti. Pääsääntöisesti suulliset sopimukset toimivat hyvin, jos osapuolten oikeudet ja velvollisuudet ovat tasapainossa. Sopimusasiakirjan laatiminen saatetaan nähdä ainoastaan vähämerkityksisenä osana laajempaa liiketoimintajärjestelyä, jolloin oikeudet ja velvollisuudet tyypillisesti tulevat puutteellisesti kirjatuiksi. Mikäli sopimuksen kohteena oleva oikeussuhde muodostuu sisällöltään osapuolen kannalta epätyydyttäväksi, tyytymätön osapuoli näkee varsin usein ratkaisukeinokseen suullisen sopimuksen sisällön riitauttamisen. Riitatilanteissa kirjalliset sopimukset toimivat tärkeinä todisteluasiakirjoina.

Kirjallisilla sopimuksilla on kuitenkin myös useita muita taloudellisia ja riskienhallintaan liittyviä ulottuvuuksia. Oikeudellisesti arvioituna sopimukset ovat välineitä, joilla osapuolten väliset oikeudet ja velvoitteet järjestellään ennakollisesti ja osaltaan varmistetaan liiketoiminnan taloudellinen kannattavuus ja toiminnallinen jatkuvuus. Kirjalliset sopimukset lisäävät liiketoiminnan uskottavuutta, koska ne osoittavat sovitut oikeudet ja velvoitteet sekä asianosaisille että sivullisille. Liiketoiminnan kansainvälistyminen on asettanut uusia sopimusten suunnitteluun ja laadintaan kohdistuvia vaatimuksia.

Kirjalliset sopimukset ovat yrityksille keskeinen osa liiketoiminnan ja liiketoimintaan liittyvien taloudellisten intressien dokumentaatiota. Dokumentaation merkitys korostuu riitatilanteiden lisäksi muun muassa vastuuhenkilöiden ja organisaatioiden vaihtuessa tai muuttuessa. Yritysten on syytä varmistaa informaation säilymisen lisäksi informaation välittyminen vaihdoksista ja muutoksista huolimatta. Kirjallisella dokumentaatiolla on erityinen merkitys sukupolvenvaihdosten, yritysjärjestelyiden ja yrityskauppojen yhteydessä. Dokumentaation puuttuminen saattaa olla kaupan este. Monien yritysten hyvää hallintotapaa koskevat ohjeet suoraan kieltävät dokumentoimattomien kohteiden hankinnan.

Yritykset eivät aina valitettavasti huomio sitä, että kirjallisilla sopimuksilla dokumentaationa on huomattava vaikutus yrityksen arvoon, jonka määritys tulee ajankohtaiseksi viimeistään yrityskauppojen yhteydessä. Yrityskauppojen kohteina ovat lähtökohtaisesti vain oikeudet, joita rasittavat tietyt velvoitteet. Mikäli ostettavia oikeuksia ja niitä rasittavia velvoitteita ei ole kattavasti dokumentoitu, dokumentoinnin puute johtaa lukuisiin ongelmiin, joista esimerkkeinä voidaan mainita vaikeus määrittää kaupan kohdetta, kaupan kohteen arvon lasku ja myynnin vaikeus - mahdolliset ostajat eivät yleensä halua ostaa dokumentoimattomia oikeuksia eivätkä vastata dokumentoimattomista vastuista.

Täydellistä sopimusta ei kuitenkaan ole eikä sellaista ole mahdollista laatia. On kuitenkin mahdollista laatia hyviä ja kattavia sopimuksia, jotka vähentävät riskejä, edistävät kaupankäyntiä ja helpottavat asiointia verottajan ja muiden viranomaisten kanssa.

On myös hyvä huomata, että hyvin laadittu sopimus toimii myös johtamisen välineenä. Nykypäivänä sopimukset tulisi nähdä myös yritysten välisinä tuottavaa yhteistoimintaa luovina apuvälineinä ja välineinä, jotka mahdollistavat kasvun ja mahdollisen kansainvälistymisen.

Yrityksen sopimusosaaminen on usein kilpailuetu.